Ce guide vous accompagne de la création de votre compte jusqu'à votre premier email de proposition envoyé. Comptez 30 à 45 minutes pour tout mettre en place — avec vos vraies données.
Créer votre compte
⏱ 2 minVotre compte ImmoFlash est créé par l'équipe lors de votre démo ou de votre souscription. Vous recevez un email avec vos identifiants :
- Email : votre adresse professionnelle
- Mot de passe : temporaire, à changer dès la première connexion
→ Rendez-vous sur votre espace ImmoFlash et connectez-vous avec ces identifiants.
Si vous n'avez pas reçu vos identifiants, vérifiez vos spams ou écrivez à contact@immoflash.app.
Configurer votre agence
⏱ 5 minAvant d'importer vos données, personnalisez l'identité de votre agence. Ces informations apparaissent dans les emails envoyés à vos prospects.
Rendez-vous dans Administration → Paramètres de l'agence :
- Nom de l'agence : tel qu'il apparaîtra dans les emails et rapports
- Logo : format PNG ou JPG, fond transparent recommandé
- Couleur principale : code hexadécimal (ex. #1E3A5F) pour l'identité visuelle des emails
- Adresse et téléphone : affichés en pied des emails
Un logo de bonne qualité et une couleur cohérente avec votre charte graphique rendent vos emails de proposition nettement plus professionnels.
Configurer l'envoi d'emails (SMTP)
⏱ 5 minPour envoyer des emails depuis votre adresse professionnelle, ImmoFlash a besoin de vos paramètres SMTP. Rendez-vous dans Administration → Configuration email.
Paramètres à renseigner :
| Champ | Exemple | Description |
|---|---|---|
| Serveur SMTP | smtp.gmail.com | Adresse du serveur sortant |
| Port | 587 | Port TLS standard (ou 465 pour SSL) |
| Utilisateur | votre@agence.fr | Votre adresse email complète |
| Mot de passe | •••••••• | Mot de passe ou mot de passe d'application |
| Nom expéditeur | Sophie — Agence Riviera | Nom affiché chez le destinataire |
| Email de réponse | sophie@agence.fr | Adresse de réponse (Reply-To) |
Si vous utilisez Gmail, vous devez créer un mot de passe d'application (pas votre mot de passe Google habituel). Allez dans : Compte Google → Sécurité → Validation en 2 étapes → Mots de passe des applications.
Après enregistrement, ImmoFlash envoie un email de test à votre adresse. Vérifiez qu'il arrive correctement avant de passer à la suite.
Importer vos biens
⏱ 5–10 minVos biens sont le cœur d'ImmoFlash. Plus la fiche est complète, plus le matching est précis.
Option A — Import depuis un fichier CSV ou Excel :
- Rendez-vous dans Biens → Importer
- Téléchargez le modèle CSV fourni par ImmoFlash
- Remplissez-le avec vos données (référence, type, prix, surface, ville, description…)
- Importez le fichier — les biens apparaissent instantanément
Option B — Synchronisation automatique (Hektor / logiciel métier) :
- Rendez-vous dans Administration → Synchronisation
- Renseignez l'URL de votre flux FTP ou XML
- La synchronisation se fait toutes les 6 heures automatiquement
Option C — Saisie manuelle :
- Cliquez sur Biens → Nouveau bien
- Remplissez la fiche : type, prix, surface, pièces, ville, description, photos
- Enregistrez — le bien est disponible immédiatement pour le matching
Les photos sont particulièrement importantes : elles sont intégrées dans les emails de proposition. Ajoutez au minimum 3 photos par bien pour maximiser l'impact.
La description est lue par l'IA pour l'analyse qualitative. Plus elle est riche (ambiance, atouts, destination idéale), plus le score est pertinent.
Ajouter vos premiers prospects
⏱ 5–10 minUn prospect bien qualifié donne un matching bien ciblé. Prenez 2 minutes par prospect pour renseigner les critères essentiels.
Rendez-vous dans Clients → Nouveau client :
| Champ | Importance | Conseil |
|---|---|---|
| Nom / Email / Téléphone | ★★★ | Indispensable pour l'envoi d'email |
| Budget maximum | ★★★ | Critère pondéré à 25 pts dans le score |
| Type de bien recherché | ★★★ | Appartement, maison, terrain… (20 pts) |
| Ville / Zone souhaitée | ★★★ | Critère de localisation (15 pts) |
| Surface minimum | ★★☆ | Affine les résultats |
| Nombre de pièces | ★★☆ | Affine les résultats |
| Notes libres | ★★☆ | Lu par l'IA : style de vie, urgence, destination… |
| Statut | ★☆☆ | Actif, En attente, Archivé |
Le champ Notes libres est analysé par l'IA. Notez-y ce que vous retenez de vos échanges : "Couple avec enfants, cherche calme, investissement locatif envisagé à terme, pas pressé avant juin." Ces détails font la différence dans l'analyse qualitative.
Lancer votre premier matching
⏱ 1 minC'est le moment clé. Avec au moins 1 bien et 1 prospect dans votre base, vous pouvez lancer votre premier matching.
Depuis la page Matchings :
- Cliquez sur Nouveau matching
- Sélectionnez un prospect (ou laissez ImmoFlash analyser toute la base)
- Cliquez sur Lancer l'analyse
- L'IA analyse les correspondances en quelques secondes
Comprendre les résultats :
- Score /100 : adéquation globale (objectif 0–60 + qualitatif IA 0–40)
- Points forts : ce qui correspond parfaitement aux critères
- Points d'attention : écarts à mentionner honnêtement
- Recommandation : synthèse rédigée par l'IA pour l'agent
Triez les résultats par score décroissant. Les biens au-dessus de 70/100 sont vos meilleures opportunités à traiter en priorité.
Un score faible (en dessous de 40) ne signifie pas que le bien est mauvais — il signifie simplement qu'il ne correspond pas à ce prospect précis.
Envoyer votre première proposition
⏱ 2 minPour chaque matching, ImmoFlash génère automatiquement un email de proposition personnalisé. Voici comment l'envoyer :
- Depuis la page de résultats du matching, cliquez sur un bien pour ouvrir sa fiche
- Cliquez sur Générer l'email — l'IA rédige le message en quelques secondes
- Relisez l'email généré (vous pouvez le modifier librement)
- Cliquez sur Envoyer — l'email part depuis votre adresse professionnelle
Ce que contient l'email généré :
- Accroche personnalisée pour ce prospect
- Présentation du bien avec photos intégrées
- Arguments spécifiques liés aux critères du prospect
- Points d'attention mentionnés de manière transparente
- Vos coordonnées et un appel à l'action
L'email est généré en HTML et s'affiche correctement dans tous les clients mail (Gmail, Outlook, Apple Mail). Vous pouvez prévisualiser le rendu avant l'envoi.
La suite — aller plus loin
Félicitations — vous avez effectué votre premier cycle complet sur ImmoFlash. Voici ce que vous pouvez explorer ensuite :
Agent IA conversationnel
Posez des questions en français sur votre portefeuille. "Quels prospects ont un budget > 300k à Nice ?" — réponse instantanée.
Rapports mensuels
Suivez vos performances : matchings réalisés, emails envoyés, taux de conversion. Disponibles en Administration → Rapports.
Gestion des rôles
Ajoutez vos agents avec des permissions adaptées (Admin ou Agent). Chaque agent voit ses propres matchings.
Archivage et relances
Archivez les prospects inactifs. Consultez l'historique des emails envoyés par prospect pour organiser vos relances.
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